マイナンバー制度の基礎知識と、事業者が守るべき取り扱いのルールを分かりやすく解説します。マイナンバーの取得・利用・保管・廃棄、委託時の注意点など、企業が適正な運用を行うために最低限押さえておくべき基礎的なポイントを整理しました。
第１ マイナンバー法（番号法）に関する基礎知識
マイナンバー法（正式名称：行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律）は、平成25年に成立した法律です。
マイナンバー法や番号法と呼ばれています。
この法律ができた背景としては、マイナンバーにより国民の正確な所得把握が可能となり、社会保障や税の給付と負担の公平化が図られることや、社会保障や税に係る各種行政事務の効率化が図られること、各種申請の際に多くの場面で添付書類（住民票など）が不要となるといった国民の利便性などがありました。
平成28年には、国の機関として個人情報保護委員会が設立され、行政機関や事業者等、特定個人情報の取扱者に対して、必要な指導や助言、報告徴収・立入検査をおこなっています。また、法令違反があった場合には、勧告や命令等を行うことがあります。
第２ マイナンバーとは
１ マイナンバーはどのような数字？
マイナンバー（個人番号）は、日本国内に住民票を持つすべての人に割り当てられた、１２桁の識別番号です。
この番号は、原則として一生変わりません。
また、１２桁の数字はランダムに割り振られており、性別や生年月日などの情報は含まれていません。
２ 導入の経緯
マイナンバーが導入される以前は、年金は「基礎年金番号」、税金は「納税者番号」、健康保険は「保険証番号」といったような、各省庁ごと（制度ごと）に別々の番号が付されていました。
これを共通の1つの番号に紐付けることで、行政の無駄を省き、手続きの簡素化や公平な納税・給付がなされる社会を実現することを目的としています。
３ マイナンバーカードとは
マイナンバーカードとは、マイナンバーが記載された顔写真付きの「プラスチックカード」のことです。
マイナンバー自体は、本人の意思にかかわらず付与されるのに対して、マイナンバーカードは申請手続きをすることで取得するものになります。
第３ マイナンバーの基本原則
１ 取得のルール
原則として、法令で定められた場合（社会保障・税・災害対策等に関する手続書類の作成事務）に限り、マイナンバーの取得・利用・提供が認められます。これ以外の目的での「取得」「利用」「提供」をすることはできません。
事業者などが、マイナンバーの提供を求める時期については、書面等の作成事務が発生した時点が原則となります。もっとも、雇用契約の締結時など事務の発生が予想できた時点から取得することも可能です。
なお、従業員等からマイナンバーを取得する際は、マイナンバーカードの提示等により「番号確認」と「身元確認」を必ず行う必要があります。
２ 利用・提供のルール
マイナンバーは、法令で明確に定められた事務の範囲内で、利用目的をあらかじめ特定して利用する必要があります。仮に、本人の同意があっても、定められた目的以外での利用は禁止されていますので、注意が必要です。
社員の管理のためにマイナンバーを「社員番号」として利用することもできません。
また、例えば、当初は給与の源泉徴収事務目的で取得した個人番号を、あとになってから健康保険・厚生年金の届出事務にも利用する場合は、利用目的の変更と本人への通知が必要になります。
なお、法令で限定列挙されている場合を除き、第三者へ提供をすることはできません。
３ 保管・廃棄のルール
事務を処理する必要がある期間、および、関係法令で保存が義務付けられている期間（例：扶養控除等申告書は７年間）に限り、マイナンバーの保管が認められます。なお、継続的な雇用関係がある場合などは、再度取得することは迂遠ですので、翌年度以降も保管可能です。
保存期間が経過し、事務処理の必要がなくなった場合には、「できるだけ速やかに」廃棄・削除しなければなりません。
なお、廃棄の際には、焼却・溶解、復元不能なシュレッダー処理、専用ソフトによるデータ消去や物理破壊など、容易に復元できない手段を用いて破棄・削除をおこないます。さらに、廃棄・削除した記録を保存する必要もあります。
４ 安全管理措置のルール
漏えい・滅失・毀損等を防ぐため、事業者は適切な安全管理措置を講じる必要があります。
５ 委託のルール
委託元の事業者は、委託先の選定、安全管理措置に関する契約締結（目的外利用禁止、持出禁止、秘密保持等）、および取扱状況の定期的な把握をおこなう義務があります。
また、委託先が、再委託や再々委託を行う場合は、委託元（最初の委託者）の許諾が必要になります。委託元は、再委託先や再々委託先に対しても、間接的に監督義務を負います。
第４ まとめ
マイナンバーは、他の個人情報とは異なり、特別な法律により、厳重なルールが定められています。
取得する段階から、特に注意を払う必要がありますので、少しでも不安があれば、すぐに専門家に相談できる体制を整えておくことが重要です。
グリーンリーフ法律事務所は、設立以来35年の実績があり、18名の弁護士が所属する、埼玉県ではトップクラスの法律事務所です。
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この記事を書いた弁護士：弁護士 赤木誠治
個人情報保護法
弁護士法人グリーンリーフ法律事務所所属、埼玉弁護士会所属の弁護士。平成30年に弁護士登録をおこない、弁護士法人グリーンリーフ法律事務所に入所。事務所内においては個人情報保護法に関する問題を担当しており、顧問先を中心に多数の相談に対応。個人情報保護に関する顧問向けセミナーの講演実績も有する。
